Das Online Meeting – die Form für ein Treffen im virtuellen Raum
Wir alle verwenden in der Küche Werkzeuge und Maschinen, um unsere Arbeit zu erledigen. Unser Wissen und Können wird durch die kleinen und großen Helferlein unterstützt und gefördert. Daneben ist auch im Kochberuf die Kommunikation ein wichtiger Bestandteil. Und dabei macht oft der persönliche Kontakt den Unterschied aus.
Wie die Zeiten aber sind, ist gerade dieser persönliche Kontakt eingeschränkt oder oftmals sogar komplett unterbunden. Um dennoch mit Menschen persönlich zu kommunizieren, greifen wir in letzter Zeit gerne auf das digitale Netzwerk zurück. Wir verwenden digitale Werkzeuge um Kontakte zu pflegen und – unabhängig vom Ort – uns mit anderen Kollegen oder Partnern auszutauschen.
Von der Notwendigkeit zum täglichen Werkzeug.
Der Wunsch oder auch die Notwendigkeit nach persönlicher Kommunikation, wo wir unser Gegenüber sehen oder wo wir uns mit mehreren in einem Raum treffen, ist ungebrochen. Dass dies in der gegenwärtigen Situation schwerer möglich ist, bleibt unbestritten. Wir alle kennen mittlerweile Werkzeuge, welche persönliche Kommunikation – wenn auch im virtuellen Raum – ermöglichen.
Zoom, Teams, Skype, Meet oder wie sie alle heißen, wurden und werden an anderer Stelle zur Genüge besprochen. Die digitalen Werkzeuge selbst, also die Software zur Durchführung von Online Treffen ist nicht Gegenstand dieses Beitrags. Wenn sie sich mal für eines dieser Werkzeuge entschlossen haben und ein Online Treffen (Meeting auf neuhochdeutsch) veranstalten möchten, dann beachten sie unbedingt auch die inhaltliche „FORM“.
Wie in jeder Transformation gilt auch hier: Das Werkzeug bedingt die Form.
Sie können also nicht einfach weiterverfahren wie bisher, sondern müssen den geänderten Rahmenbedingungen Rechnung tragen.
In der Schule lernt man wie ein Aufsatz, ein Brief oder vielleicht auch eine E-Mail aufgebaut ist, damit die Form bei der geschriebenen Kommunikation gewahrt bleibt.
Auch für die persönliche Kommunikation haben wir Umgangsformen gelernt und versuchen sie im Alltag anzuwenden. Ein Zusammentreffen im virtuellen Raum folgt zunächst den selben Anforderungen. Es gibt jedoch weitere Punkte zu berücksichtigen, damit dieses erfolgreich ablaufen kann.
Eigenschaften und Form für ein Treffen im virtuellen Raum.
Ein guter Start für die Meeting Organisation ist es, das eigene Präsentationsprofil zu schärfen. Es gehört auch im virtuellen Raum zum guten Ton, sich mit Foto und genauen persönlichen Daten zu präsentieren.
Welchen Stil soll das Online Meeting haben?
Wollen wir mit Emotionen bewegen oder eher nüchtern objektiv Inhalte kommunizieren? Wenngleich letzteres angebracht erscheint, können Emotionen den Unterschied ausmachen. Gut gemachte Videos, Bilder oder Animationen erreichen dieses Ziel. Wo der sprichwörtliche Funke überspringen soll, sind speziell Videos gute Motivationen, da mit Musik das Gefühl beflügelt wird.
Struktur gibt Orientierung.
Ein von Beginn an erkennbarer Aufbau der Online Veranstaltung, hilft Langeweile vorzubeugen. Ergänzende Informationen verwirren nicht, solange der rote Faden sichtbar bleibt.
Inhalt als Kern, warum wir das Ganze überhaupt veranstalten.
Für Off- wie Online gilt dasselbe. Wünschenswert wäre, dass der Inhalt informativ und unterhaltsam kommuniziert wird. Trotzdem sollte bedacht werden, ob eher die Vermittlung von Informationen oder der reine Unterhaltungswert im Mittelpunkt steht. Wichtig: Auf jeden Fall ein Meeting mit einer positiven Note abschließen.
Stil, Struktur und Inhalt bedingen natürlich den Zeitaufwand.
Umgekehrt sollte die Zeit jedoch präzise und klar am Anfang definiert werden. Es ist wichtig, dass noch Zeit für eine adäquate Form der Kommunikation zwischen den Teilnehmern übrig bleibt. Der Modus, wie die Interaktion unter den Teilnehmern geplant wird, muss zu Beginn eindeutig vermittelt werden.
Der Einsatz von digitalen Medien…
…ist in Online Meetings sehr gut möglich. Leerläufe zwischen der Präsentation der jeweiligen Formate muss vermieden werden. Alle Präsentationsmittel und Medienformate sollten bereits geöffnet und präsentationsbereit sein. Über die Aufbereitung der jeweiligen Medienformate lässt sich ein eigener umfassender Beitrag gestalten. Grundsätzlich gilt: KISSS – KEEP IT SMALL SIMPLE AND STUPID
Last but not least – die Verständlichkeit.
Es kann nicht genug betont werden. Der Wurm muss dem Fisch und nicht dem Fischer schmecken. Richten sie alles auf ihr Zielpublikum ab. Komplexe Inhalte können nachgeliefert werden. Wenn sie alle Teilnehmer mitnehmen wollen, dann packen sie nicht zu viel in ihre Bildschirmpräsentation.
Im Folgenden drei weiterführende Links, die Argumente für effiziente Online Meetings betreffen.
Als erstes der Artikel direkt von Microsoft, der sehr gut die 6 Erfolgstipps für Ihre Webkonferenz zusammenfasst:
Warum Online-Meetings oft effizienter sein können, als gewohnte Geschäftstreffen, lesen sie hier:
https://www.marceldux.com/blog-page/2017/7/24/erfolgreiche-online-meetings
Ähnliches Pro & Contra zu Videokonferenzen wird in diesem Artikel einer deutschen Online-Zeitung ausgeführt.
https://www.rundblick-niedersachsen.de/pro-contra-sind-videokonferenzen-besser/
Viel Erfolg beim nächsten Online Treffen!